Quy định đổi trả hàng (27/11/2017)

I.        Mục đích:
Nhằm thống nhất cách thức xử lý đối với hàng đổi – trả của khách hàng chuyển về Công ty.
II.       Phạm vi ÁP DỤNG:
Chính sách này được áp dụng cho việc đổi - trả hàng về từ khách hàng là nhà phân phối, đại lý, siêu thị, salon.
III.      ThuẬt ngỮ & ĐỊnh nghĩa:
-         Hàng hóa: những sản phẩm của công ty, do công ty sản xuất.
-         Khách hàng: Bao gồm nhà phân phối (NPP), đại lý, phụ liệu, salon,…
-         Hàng đổi: Là những mặt hàng do công ty sản xuất, xuất bán cho khách hàng và được người có đủ thẩm quyền trong công ty ký duyệt được quyền nhập trả về kho (do lỗi sản xuất, bán hàng, giao hàng, yêu cầu từ khách hàng,…).
-         Hàng thanh lý: Hàng buộc nhập trả do phải thanh lý Đại Lý hoặc Nhà Phân Phối.
-         Hàng cấn trừ: là hàng hóa công ty nhập về khi khách hàng không có khả năng thanh toán, công ty buộc phải thu hồi hàng hóa để bảo toàn công nợ.
IV.       NỘI DUNG:
1.      Các trường hợp đổi hàng do lỗi của Công ty:
1.1.     Hàng do lỗi sản xuất: khách hàng được trả hàng lại công ty 100%, yêu cầu đổi sang lô hàng mới (cùng mặt hàng) đối với các lỗi sau (gồm Lỗi do sản xuất - Khách quan - Nhà cung cấp gọi chung là lỗi sản xuất):
STT Lỗi do sản xuất Lỗi khách quan Lỗi Nhà cung cấp
1. Sản phẩm thiếu khối lượng so với tiêu chuẩn chiết rót hàng loạt, đóng không date, xì chảy hàng loạt do thao tác sản xuất. Do đặc tính của sản phẩm: Duỗi bị vàng, dập bị xốp, đổi màu đỏ trên 1 năm kể từ ngày sản xuất,… Bao bì xì chảy hàng loạt sau một thời gian, không phát hiện được lúc kiểm tra và sản xuất
2. Hàng bị lỗi nguyên lô do chất lượng không đạt tiêu chuẩn Đổi trả theo chính sách công ty (thay giá mới, xóa giá trên bao bì,…) Hàng bị lỗi do bao bì bị trả về hàng loạt, tróc chữ trên bao bì
3. Hàng bị lỗi do trong sản xuất: sai date, sai tem nhãn, bao bì, chiết nhầm bán thành phẩm.   Bao bì giấy bị bung keo hàng loạt sau một thời gian
1.2.     Hàng do lỗi khác của Công ty: Hàng trả về do sai sót, nhầm lẫn trong quá trình Bán hàng/giao hàng/vận chuyển, được xác định lỗi từ phía Công ty.
v Điều kiện xác định:
Toàn bộ các lỗi trên (1.1 và 1.2) phải có xác nhận của QA-QC-SOM của Công ty, được xác nhận qua mẫu hàng gửi về Công ty.
v Chính sách:
Hàng do lỗi sản xuất, lỗi khác của Công ty được phép đổi 100% sang mặt hàng cùng loại, Công ty chịu chi phí 100%.
2.      Các trường hợp đổi hàng theo yêu cầu của Khách hàng:
2.      
2.1.     Đối với các mặt hàng theo Qui định trong Hợp đồng:
Theo qui định hợp đồng, khách hàng được phép đổi giá trị hàng hoá tối đa 2%/tổng doanh số của 3 tháng liền kề cho các trường hợp không phải do lỗi Sản xuất.
v Điều kiện:
-         Khách hàng chỉ được phép đổi cùng nhóm hàng (nhãn hàng) theo giá bán có giá trị tương đương, hàng cần đổi có giá trị thấp hơn so với hàng trả về thì đổi ngang, hàng cần đổi có giá trị cao hơn so với hàng trả về thì khách hàng đổi bù thêm tiền.
-         Trường hợp chuyển về 1 lô lớn từ 10 triệu/1 SKU trở lên (QC sẽ test lại và đối chiếu với mẫu lưu để xác định), trình GĐKD/P.GĐKD duyệt trước khi chuyển về.
v Chính sách:
-         Chính sách tính giá: hàng nhập đổi và hàng xuất đi theo giá chào bán hiện hành.
-         Hàng đạt 100% nhập kho (còn date trên 02 năm): được cấn trừ 100% chi phí sang lô hàng mới. Giá trị hàng đổi được tính theo giá và chương trình khuyến mãi tại thời điểm hàng về đến Công ty.
-         Hàng tái chế: trừ phí 20%.
-         Không chấp nhận hàng hủy.
2.2.     Hàng đổi có tính phí ngoài Hợp đồng (ngoài qui định mục 1.1, 1.2 và 2.1):
Hàng NPP, Đại lý trả về công ty để đổi sang mặt hàng khác ngoài qui định hợp đồng phải được sự phê duyệt từ GĐKD/P.GĐKD, trừ phí theo các mức sau:
-         Hàng nhập kho 100% (còn date trên 02 năm): trừ 30% giá trị hàng trả về
-         Hàng tái chế: trừ 50% giá trị hàng trả về
-         Không chấp nhận hàng hủy.
2.3.     Hàng đổi từ Nhà phân phối này qua Nhà phân phối kia: (đổi ngang giá) phần chiết khấu/thưởng doanh số cũng được chuyển qua (Căn cứ vào biên bản chuyển đổi có chữ ký của 2 bên chuyển và nhận) và phải được sự đồng ý từ GĐKD/P.GĐKD, có RSM/ASM chứng kiến, ký tên.
 
v Điều kiện đổi:
-         Hàng hoá đổi phải có date sử dụng còn tối thiểu trên 18 tháng.
-         Có đầy đủ hoá đơn hàng chứng từ lô hàng đổi.
3.      Hàng thanh lý/cấn trừ công nợ:
v Điều kiện:
-         Trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán/không còn tiếp tục làm NPP, đại lý của Công ty, chấm dứt hợp đồng trước hạn, Công ty sẽ thu hồi số lượng hàng hóa còn lại để cấn trừ công nợ.
-         Tính trả theo chương trình hiện tại công ty đang áp dụng hoặc chương trình gần nhất, đồng thời lấy lại các khoản đã khuyến mãi, chiết khấu và các khoản thưởng doanh số của tháng/quý kề trước.
v Chính sách:
-         Áp dụng đối với sản phẩm còn nguyên, có thể nhập kho công ty để xuất bán/tái chế/hủy:
+        Hàng còn thời hạn sử dụng từ 1 năm trở lên: trừ 10% giá trị hàng.
+        Hàng còn thời hạn sử dụng < 1 năm: trừ 30% giá trị hàng.
-         Áp dụng đối với hàng bị xì, bể, lỗi,… thì công ty thực hiện đánh giá lại sản phẩm, tuỳ theo mức độ hư hỏng của sản phẩm mà công ty cấn trừ tương ứng.
4.      Những mặt hàng sau không thuộc danh mục đổi - trả hàng:
-         Hàng công ty sử dụng làm khuyến mại (không thuộc công ty sản xuất).
-         Hàng cho, tặng, biếu.
-         Hàng của đại lý, khách hàng không chính thức – không có trong danh mục khách hàng.
-         Hàng mà công ty không có đơn hàng bán cho khách hàng.
-         Hàng bán theo dạng cắt lô, có thỏa thuận không được nhập đổi hoặc nhập trả bất kể lý do gì.
-         Hàng bán theo dạng thanh lý, giá rẻ.
5.      Các khoản chi phí phát sinh & trách nhiệm bồi thường:    
5.1.     Chi phí vận chuyển:
-         Hàng chuyển về do lỗi Công ty: Công ty chịu chi phí 100%.
-         Hàng do khách hàng được phép đổi: Khách hàng chịu 100%.
-         Trường hợp trong 1 lô hàng chuyển về có cả hàng lỗi của công ty, cả hàng không phải lỗi của công ty: chi phí sẽ được tính dựa trên % giá trị hàng chuyển về, lỗi bên nào bên đó chịu chi phí vận chuyển.
-         Hàng thanh lý Nhà phân phối, Đại lý: Công ty chịu chi phí 100%.
5.2.     Trách nhiệm bồi thường:
-         Trường hợp khách hàng không nhận đơn hàng: Nhân viên nào bán hàng cho khách hàng đó phải bồi thường thiệt hại cho chi phí nhân công, chi phí vận chuyển cho đơn hàng trả đó với số tiền 200.000 đồng/1 đơn hàng hàng trả (ngoại trừ hàng trả về do lỗi của sản xuất).
-         Trường hợp hàng trả về không đúng qui định công ty: Không phải lỗi do sản xuất – sản phẩm lỗi do khách hàng và hàng đã quá hạn sử dụng hoặc thời hạn sử dụng còn < 1.5 năm:
+        RSM/ASM/ĐDTM/PTTT trực tiếp quản lý phải bồi thường 5% trị giá đơn hàng trả (giá niêm yết).
+        GĐKD/P.GĐKD phải bồi thường 5% à 10% trị giá đơn hàng trả (giá niêm yết).
-         Hàng trả về được xác định do lỗi sản xuất/lỗi khác của Công ty: Ban Tổng giám đốc và Hội đồng kỷ luật Công ty xem xét mức độ vi phạm, từ đó qui trách nhiệm bồi thường tổn thất theo giá trị của từng lô hàng.
NAC Miền Tây- Ms Nga
thuynga0595
1900 9469 (ext:211)
Đông - Tây Nguyên - M. Bắc - Ms An
thuyan080393
1900 9469 (ext:212)
NAC HCM - Ms Tú
giginguyen28
1900 9469 (ext:209)
Hỗ trợ kỹ thuật - Chuyên gia Hoàng Nam
fox_taurus
1900 9469 (ext:102)
Đường dây nóng
phungdinhviet
0917285928